ブログ

2021-11-20 12:00:00
意思決定が4倍早くなる!組織における役割分担

2021年11月20日です。

今年もあと6週間、実働日数は25~27日間くらいでしょうか。

1日1日を大切に、一つずつ丁寧に効率的に進めていきたいですね。

 

今日は「役割分担」

のお話。

 

以前リクルートグループにいた頃、

組織変更や人事異動の議題になると出てくるキーワードがあったのですが、

それは、

「人に仕事が紐づいているのでは?」

です。

 

けっこう、あるあるネタかもしれませんが(笑)

・仕事ができる人のところに仕事が集まってくる

・担当部門や部署の管理職として、メンバー育成やフォローをする

・重要プロジェクトの責任者や担当者になる

・会議用の資料の作成に追われる

などのような現象です。

 

わたしは、この頃もっとも時間を取られていたのが、

定例会議です。

 

1日8時間 x 5日 = 1週間40時間のうち、

定例会議が週25時間ということもありました。

会議率60%超え・・・

その頃は疲弊してて、けっこうイライラしていました(笑)

 

会議では、

意思決定、議論、情報共有などがありますよね。

実は、

「情報共有」の会議を減らすことにより、

結果として、

意思決定が4倍早くなりました。

 

どういうことかというと、

当時の情報共有は、

例えば、

役員会の議事録の場合、

→定例打ち合わせで、役員から部長へ共有

→定例会議で、部長は課長向けに共有

→定例会議で、課長からメンバーに共有

しかも、課長はメンバー向けに資料を修正したり作成したりする

 

まあ、それは大変でしたよね・・・

 

で、情報共有の方法を改善しました。

「役員会の議事録を、全社員にメールで一斉共有」

 

しかも

「疑問質問などあれば、部課長に聞くか、フォロー欄にコメントするように」

と但し書きがありました。

 

これって、言い換えると

「部課長に紐づいていた情報共有する仕事を

 メールに置き換えた」

とも言えます。

 

途中の経緯については、

ここでは一旦省略しますが、

 

結果として、

部課長の役割から、情報共有や定例会議はかなり減りました。

 

その分、

メンバーへの個別フォローが手厚くなったり、

部門戦略をしっかり考えるようになったり、

など良い効果がありました。

 

ただ、なにより大きな効果は、

役員から社員への情報発信が2倍早くなり、

社員の声が役員へ届くのが2倍早くなって、

結果として

「4倍早く意思決定ができる」ようになったこと、

です。

 

リアルな会議を開くことも必要ではありますが、

単なるメールであっても、

使い方によっては、IT化やDX推進にも繋がります。

 

改めて、自社内の役割分担を見直し、

成長や効率化を追求していきたいですね。

 

貴社の発展と、あなたの活躍を応援しています。